SEKRETÄRIN DER KLINIK & GESCHÄFTSFÜHRUNG / KUNDENSERVICE (m/w/d)

Standort:  Salzburg

Arbeitszeit:  Vollzeit

Über das Unternehmen:

Das LipoZentrum Dr. Heck in Salzburg ist weit mehr als eine Klinik – es ist ein Ort, an dem Expertise auf Leidenschaft trifft und unser Team das Herzstück dieses Erfolgs bildet. Gegründet im Jahr 2018 von Dr. Heck, verfolgt unser Zentrum eine klare Mission: Als führendes Kompetenzzentrum für standardisierte Lipödemchirurgie bieten wir Patientinnen aus Österreich, der Schweiz, Italien und Süddeutschland eine erstklassige Behandlung.

Bei uns steht die Patient Experience im Mittelpunkt – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachsorge. Um unseren Patientinnen den bestmöglichen Service zu bieten und interne Prozesse zu optimieren, suchen wir eine engagierte Sekretärin der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Hospitality Management.

Wenn Sie Teil eines Teams werden möchten, das Innovation, Professionalität und exzellenten Service vereint, sind Sie bei uns genau richtig!

Ihre Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Administrative Tätigkeiten:

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Angelegenheiten
• Rechnungsmanagement: Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbuchführung und Unterstützung im Finanzwesen
• Planung & Organisation von Meetings, Konferenzen und Events für die Geschäftsleitung
• Organisation und Verwaltung des Büros, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs und Bestellung von Büromaterialien 
• Koordination und Kontrolle externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Hausverwaltung, Transportservices)
• Dokumente-Management: Verwaltung, Strukturierung und Anfordern von Dokumenten (z.B. Verträgen, Beratungsmappen) 

Kundenservice:

• Empfang und Bewirtung von Patientinnen: Begrüßung und Betreuung von Patientinnen und Gästen in unserer Klinik (z.B.: Check-In und Verpflegung)
• Kommunikation & Korrespondenz mit Patienten, Lieferanten und Kooperationspartnern (auf Deutsch & Englisch)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Hotelmanagement, Praxismanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erfahrung im Hospitality Management, gehobenen Kundenservice oder Office-Management
• Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke – Sie lieben es, Menschen einen erstklassigen Aufenthalt zu ermöglichen
• Organisationstalent und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung in Abrechnungssystemen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen von Vorteil)
• Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten

Wir bieten:

• Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und viel Raum für Eigenverantwortung
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Attraktives Gehaltspaket inklusive Sozialleistungen
• Eine moderne Klinik / modernes Büro mit guter Anbindung zur Salzburg Innenstadt und Flughafen
• Regelmäßige Teamevents und Mitarbeiter-Benefits (z.B. Fitnessstudio)

Möchten Sie Teil unseres Teams werden und die Zukunft des LipoZentrums aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! 🚀